Hoe een zakelijke brief te schrijven: regels en aanbevelingen

Een essentieel kenmerk van elk bedrijf iszakelijke correspondentie. Medewerkers van elke onderneming communiceren met collega's en klanten, met leveranciers en consumenten. In het algemeen omvat de dagelijkse routine van elk kantoor noodzakelijkerwijs deelname aan correspondentie.

Ondanks het feit dat de dagelijkse meerderheid van de ingehuurdeMedewerkers van bedrijven en organisaties sturen en ontvangen verschillende berichten, niet allemaal voldoen aan vastgestelde normen en regels wanneer ze worden gemaakt. Het blijkt dat het niet zo eenvoudig is om een ​​zakelijke brief correct en correct te schrijven. Er zijn een aantal vereisten en sjablonen die in de wereld worden gebruikt en die verband houden met documentcirculatie. Ze omvatten de regels voor het schrijven van een zakelijke brief, evenals de belangrijkste punten met betrekking tot het ontwerp.

Bij het schrijven van een bericht naar een externe organisatie ofgewoon een collega in het aangrenzende departement, men moet zich aan een strikte stijl houden (met uitzondering van vriendelijke correspondentie, waarvoor dergelijke beperkingen niet gelden). Gebruik geen te emotionele woorden, zelfs niet om het hele belang van de transactie of de vreugde van de geteste producten te beschrijven. Een zakelijke brief moet duidelijk, beknopt en voldoende terughoudend zijn.

Start het bericht van de geadresseerde.Als het is bedoeld voor een medewerker van een externe organisatie, moet u zeker zijn naam, de functie van de ontvanger en ook zijn / haar volledige naam opgeven. In het geval dat het document binnen het bedrijf blijft, is het voldoende om een ​​achternaam met initialen te hebben (u kunt de vastgehouden positie toevoegen).

Een zakelijke brief aan een externe organisatie zou dat moeten doenom op te schrijven op een briefhoofd (ongeacht of het in elektronische of papieren vorm zal worden verzonden). Als u dit niet hebt, kunt u eenvoudig de vereisten van de afzender in de "header" van het document specificeren.

Voordat u begint met het opstellen van de tekst, moet u dit doendenk na over de structuur ervan, identificeer de belangrijkste stellingen en doelen van schrijven. In dit geval is het schrijfproces veel eenvoudiger. Om de brief af te maken volgt de handtekening, die niet alleen de achternaam van de afzender aangeeft, maar ook de positie, evenals de naam van de onderneming die hij vertegenwoordigt.

Wanneer u een voorstel naar een potentiële klant of partner stuurt, moet u uiteindelijk zeker dankbaarheid uitspreken voor uw medewerking en hopen op verder gezamenlijk werk.

Naast de regels die worden gebruikt in zakelijke correspondentie,er zijn ook aanbevelingen. Een document dat is geadresseerd aan een specifieke persoon moet bijvoorbeeld beginnen met de woorden "gerespecteerd" met de volledige naam, niet met de initialen. Het is niet nodig om afkortingen in letters te gebruiken, bijvoorbeeld om "HC" te schrijven. Of om de plaats van de geadresseerde, zijn werkplek, te verkleinen.

Het moeilijkste is internationaalde documentenstroom, omdat elke staat zijn eigen communicatienetwerken heeft en de taal waarin het nodig is om met buitenlandse partners te corresponderen niet altijd duidelijk is voor de lettercompiler, dus je moet de diensten van vertalers gebruiken. Alvorens een beroep te doen op de diensten van een dergelijke specialist, moet worden verduidelijkt of hij weet hoe een zakelijke brief in het Engels moet worden geschreven, of dat het een banale letterlijke vertaling is. Als het de bedoeling is dat buitenlandse documenten constant worden bijgehouden, is het beter om een ​​medewerker in te nemen die voldoende vloeiend is in een vreemde taal om er een zakelijke brief in te schrijven.

In het algemeen, hoe het document zal worden gecompileerden hoe het is ontworpen, in veel opzichten de verwezenlijking van de taak. Dus in geen geval mag het belang van zakelijke etiquette bij communicatie worden onderschat.